Как навести порядок в документах
Или на почту. Напечатать Отправить другу. Мария Гулевская. А потом 5S пошла в массы.
Каждый сотрудник убирает за собой: моет чашки, вытирает пролитое, собирает рассыпанное. На столах сотрудников порядок. Общая кухня и туалеты содержатся в чистоте. Зафиксируйте правила размещения и названий файлов — и всех оповестите, что отныне вы делаете вот так. Определите правило формулировки задач. Зафиксируйте, какую информацию о клиентах надо собирать. Создайте регламент формирования отчётов. Закрепите правила общения в рабочих чатах. Можно в принципе оговорить и то, что должно и не должно быть на столах у сотрудников, но это зависит от гибкости организации.
Чтобы не делать лишнюю работу и не терять время. Допустим, нужно подготовить отчёт о работе команды. Все ответят в разное время и по-своему — сбор информации и аналитика займут время.
И только после этого можно делать отчёт. Результат — много лишних телодвижений и потраченного времени. Этого можно избежать с правилами организации процессов и общим хранилищем данных.
Чтобы не терять деньги бизнеса. На том же примере: кто-то из сотрудников не прислал данные, ты засиделся над аналитикой, отчёт написан поздно. Руководитель не успел сделать презентацию, и встреча с заказчиком получилась скомканная и неубедительная. Результат — репутация команды пострадала, возможно, потерян контракт.
Чтобы не терять концентрацию. Тут вернёмся в мир физический и посмотрим, что на рабочем столе. Хаос в бумагах, лишние предметы, мусор на столе, монитор, облепленный стикерами, рабочий стол компьютера в скринах и папках «Без названия12» — всё это не способствует сосредоточенности.
Ты долго роешься в неназванных документах, проливаешь на бумаги кофе, ловишь муху, прилетевшую на вчерашнюю тарелку из-под печенек. Короче, неубранный рабочий стол — препятствие, на преодоление которого требуются время и силы. Думать, что порядок на рабочем столе и внутри офиса и есть 5S. Система 5S — это, повторюсь, философия. Её суть — совершенствовать рабочие процессы и минимизировать любые простои, ошибки, потери.
Цель метода — согласовать необходимое для эффективности и работы в команде. Это общий стандарт, который определяет функционирование офиса. Пытаться построить ригидную систему, которая не должна разрушиться.
В статье про антихрупкие компании , мы рассказывали, почему отказ от неэффективного и неработающего и есть эффективность. Когда приметесь за сортировку документов, понадобится пространство для хранения.
Здесь поможет База знаний. Там можно выстроить иерархию документов, вести отчётность и добавлять внешние источники информации, вроде макетов из Figma или видео. В разделе Задачи планируйте работу. Тут много возможностей — прописывание подзадач, постановка сроков и длительности, назначение исполнителей, комментарии, вложенные файлы и ссылки. Планировать работу можно в пяти режимах : календарь на неделю и месяц, списки, Канбан-доски и диаграмма Ганта. Благодаря фильтрам отбирайте задачи — после недавнего обновления фильтры можно сохранять даже при переключении между проектами.
В CRM-системе ведите отчётность по клиентам и сделкам. Придумайте единый стандарт заполнения карточки, отмечайте ответственного, дату и прикрепляйте сделку к конкретному проекту. Это поможет быстро находить информацию о проделанной работе за нужный период.
Щелкай задачи на раз-два.
Документы на стероидах. Воронки продаж без ворон. Телеграм ВК Скопировать. Понравилась статья? Нам — да, но все-таки хотим спросить оценку:. Поделиться в. Тот самый редкий момент, когда мы не рекламируем подкаст «Потом доделаю» и просим не откладывать первый комментарий на завтра.
Самые удобные планировщики года. Среди ее отличительных особенностей существенно переработанный, более современный интерфейс, свыше новых функций и улучшенные базовые возможности.
Она позволяет реализовать как классическое делопроизводство, так и управление электронными документами, проектной деятельностью, рабочим временем. Кроме того, решение может предложить развитую систему отчетности, встроенное почтовое приложение, веб— и мобильный клиент.
Аппаратно-программные комплексы для оптимизации документооборота представил Сергей Романовский, менеджер корпоративных проектов киевского офиса OKI. Остальное — это т. К тому же, открытая платформа дает возможность интегрировать ее практически с любым специализированным ПО и опциями. Особенно анонсированные недавно новые модели принтеров и МФУ. Также докладчик представил программный продукт Sendys Explorer — передовое решение для управления печатью и документооборотом, которое обеспечивает сканирование, загрузку, преобразование, печать, управление доступом и обменом документами в облачных средах.
Он сообщил, что эта компания была образована в г. Разработчик специализируется на технологиях оптического распознавания текста с последующим его анализом и обработкой.
По некоторым оценкам, ежегодно с помощью продуктов ABBYY обрабатывается свыше 9 млрд страниц, что позволяет сэкономить около человеко-часов или 5 млрд. Спикер констатировал, что, несмотря на все преимущества безбумажного документооборота и устремления к нему, он по-прежнему остается недостижимой мечтой.
Поэтому отказаться от бумажных документов нам в обозримой перспективе нереально, но можно значительно усовершенствовать работу с ней, повысить скорость поиска необходимой информации и гарантировать ее достоверность.
Платформа ABBYY FlexiCapture позволяет создать в организации единую точку входа документации с ее последующей классификацией и обработкой. При этом обеспечивается высокий уровень конфиденциальности и сокращается количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Причем с учетом тенденции стремительной популяризации смартфонов, разработки ABBYY позволяют не только усовершенствовать взаимодействие с документами в офисе, но и реализовать целый ряд сценариев для сотрудников на выезде.
Среди потенциальных пользователей таких мобильных технологий можно назвать предприятия финансового сектора и страхования, логистические и юридические компании, медицинские учреждения и сферу образования.
Опытом внедрения мировых стандартов управления и оптимизации бизнеса на отечественных предприятиях с посетителями конференции делился Дмитрий Шаповалов, руководитель проектов IT-Enterprise. Эта украинская компания работает на рынке автоматизации три десятка лет и имеет богатый опыт в реализации комплексных проектов реинжиниринга и построения эффективной системы управления для предприятий различных отраслей в соответствии с лучшими мировыми практиками.
Вместе с ними вам могут понадобиться регистраторы, разделители, скоросшиватели и лотки для бумаги. Покупка всех этих аксессуаров пойдет только на пользу рабочему процессу. Как навести порядок с помощью архивного бокса Канцтовари Buromax Новости и статьи Как навести порядок с помощью архивного бокса Опубликовано: 28 июля Учимся выбирать туалетную бумагу Как правильно вставить бумагу в факс.
Выберите, пожалуйста, хотя бы одну опцию. Уважаемые посетители! На сайте ведутся технические работы и могут наблюдаться проблемы с оформлением заказа. В рабочее время магазина заказ можно сделать по телефону или же через удобный для вас мессенджер.
Спасибо за понимание!
- Как Предложить Девушке Встречаться В Вк Текст
- Как Перепостить Сторис
- Как Приготовить Жареный Рис
- Как Приручить Дракона Возвращение Домой Онлайн
- Документальный Фильм Хакеры
- Как Быстро Убрать Подкожный Прыщ
- Мужчина Овен Как Влюбить
- Как Назвать Эту Любовь 258
- Как Называется Итальянская Мафия
- Как Назвать Эту Любовь 9 Серия
